Getting Things Done: Zen ja Aikajärjestyksen Taide?
Kun puhumme aikajohtamisesta, mielemme helposti kääntyy kaavioihin, kalentereihin ja ehkäpä hieman liian innokkaaseen tehtäväsopimiseen. Mutta mitä jos kertoisimme, että tuottavuuden salaisuus ei välttämättä ole niinkään tiukan aikataulun noudattamisessa, vaan mielentilan hallinnassa?
“Getting Things Done” -kirjailija David Allen esittelee meitä tälle filosofialle, joka onkin herättänyt paljon keskustelua ja ihailua vuodesta 2001 lähtien. Se ei ole pelkkä “to-do”-listan luominen, vaan systemaattinen lähestymistapa koko elämäämme koskevien tehtävien hallintaan.
Allenin teoria perustuu viiden vaiheen prosessiin:
- Kaappaaminen: Kaikki ajatukset, ideat ja velvollisuudet talteen! Oli kyseessä sitten sähköposti, puhelu tai satunnainen oivallus, kirjoita se ylös, jotta saat sen mielestäsi pois.
- Selventäminen: Mitkä tehtävät ovat konkreettisia ja mitkä vaativat lisätietoja? Mikä on seuraava askel jokaista tehtävää kohden? Selkeytämme ajatuksiamme ja luomme konkreettisen suunnitelman eteenpäin.
- Järjestäminen: Luokittele tehtävät kontekstiensa mukaan: “työ”, “koti”, “puhelinsoittoja” jne.
Tässä vaiheessa Allen korostaa “next action” -periaatetta, eli määrittämme jokaiselle tehtävälle sen seuraavan konkreettisen askeleen.
- Heijastaminen: Säännöllisesti katsotaan läpi kaikkia listoja ja arvioidaan, onko jotain muutettava tai päivitettävä.
- Toteuttaminen: Aloita tehtävät niiden kontekstista riippuen – jos olet työpaikalla, valitse “työ” -kategoriasta jokin seuraava askel.
Allen korostaa myös “konteksti”-ajatusta: “Jos sinulla on 15 minuuttia odotusaikaa lentokentällä, mitä voit silloin hoitaa? Valitse tehtävä, joka ei vaadi paljon ajattelua tai työkaluja.”
Mutta kuinka tämä filosofia sopii jokapäiväiseen elämään ja suomalaiseen tyyliin?
Suomessa olemme tunnettuja harkintavaisuudestamme ja suunnitelmallisuudesta. “Getting Things Done” -systeemi voi olla täydellinen tapa jalkauttaa nämä ominaisuutemme tehokkaampaan aikakäyttöön.
Kirja on saatavilla sekä englanniksi että suomeksi, ja se on inspiroinut lukemattomia ihmisiä ympäri maailmaa ottamaan paremmin hallintaansa elämänsä.
| Esimerkki “Getting Things Done” -systeemin käytöstä | |
|---|---|
| Tehtävä: “Osta syntymäpäivälahja siskolle.” | |
| Seuraava askel: “Selvitä siskojen toiveita.” | |
| Konteksti: “Puhelinsoitto” |
Miten “Getting Things Done” eroaa muista aikajohtimismetodoista?
Allenin menetelmä ei keskitty pelkästään tehtävien priorisointiin ja ajankäytön optimointiin. Se on enemmänkin filosofia, joka kannustaa meitä näkemään kokonaisuuden ja ottamaan haltuumme elämämme.
Kirjan kieli on selkeä ja suora, täynnä konkreettisia esimerkkejä ja käytännöllisiä neuvoja.
“Getting Things Done” on ehdottomasti klassikko aikajohtamisen kirjallisuudessa. Jos olet etsimässä uutta näkökulmaa tuottavuuteen ja haluat oppia hallitsemaan stressiäsi, tämä kirja on täydellinen valinta.
Mutta onko “Getting Things Done” universaali ratkaisu kaikille?
Ehkä ei. Kirja vaatii tietystä määrästä itsekuriä ja järjestämiskykyä. Jos et pidä rakenteista tai mielestäsi kaaviot ovat turhia, Allenin filosofia ei ehkä ole sinulle sopiva.
Silti on tärkeää muistaa: “Getting Things Done” on vain työkalu. Se ei tee työtä puolestasi, vaan antaa sinulle keinoja hallita tehtäviä ja aikaa paremmin. Lopulta paras aikajohtimismenetelmä on se, joka toimii sinulle parhaiten.
Kirjan Tuotantopiirteet:
- Kirjoittaja: David Allen
- Julkaisuvuosi: 2001 (ensimmäinen painos)
- Kieliversiot: Englanti, suomi ja monia muita kieliä
- Koko: noin 350 sivua
“Getting Things Done” on kirja, joka kannattaa lukea kahdesti: ensin ymmärtääksesi perusteet ja toistamiseen soveltaaksesi menetelmää omaan elämääsi.
Kirjassa on myös runsaasti harjoitustehtäviä ja listoja, jotka auttavat sinua sovittamaan “Getting Things Done”-systeemin omiin tarpeisiisi.